汽車配件管理手冊

汽車配件管理手冊
主要內(nèi)容

一、 崗位設(shè)定、人員配備
二、 部門職能及崗位職責(zé)
1、配件部部門職能
2、配件經(jīng)理崗位職責(zé)
3、計(jì)劃員崗位職責(zé)
4、采購員崗位職責(zé)
5、庫管員崗位職責(zé)
   6、調(diào)度員崗位職責(zé)
   7、配送員崗位職責(zé)
   8、銷售員崗位職責(zé)
三、 工作流程及細(xì)則
1、庫房管理細(xì)則
2、配件計(jì)劃流程（附流程圖）
3、配件采購流程（附流程圖）
4、配件提貨流程（附流程圖）
   5、配件入庫流程（附流程圖）
   6、配件庫房管理流程（附流程圖）
   7、配件出庫流程（附流程圖）
   8、配件配送流程（附流程圖）
   9、配件零售及領(lǐng)料流程（附流程圖）
10、配件報(bào)損申報(bào)流程（附流程圖）
一、崗位設(shè)定、人員配備
           

注：根據(jù)經(jīng)營規(guī)模，采購員、調(diào)度員、配送員可設(shè)為兼職。
二、崗位職責(zé)
 服務(wù)經(jīng)理職責(zé)（配件方面）
1、負(fù)責(zé)完成集團(tuán)公司下達(dá)的配件銷售和利潤指標(biāo)以及工廠下達(dá)的配件銷售任務(wù)。
2、合理控制配件庫存，加快資金周轉(zhuǎn)速度，減少庫存積壓，不斷提高配件經(jīng)營水平。
3、做好配件的供應(yīng)、批售及配送工作。
4、負(fù)責(zé)內(nèi)外部關(guān)系的協(xié)調(diào)和溝通。
5、根據(jù)配件經(jīng)營的實(shí)際需要，合理配置人力資源；
6、明確公司本部在配件經(jīng)營上的業(yè)務(wù)發(fā)展方向和業(yè)務(wù)范圍；
7、建立良好的工作環(huán)境，不斷提高服務(wù)質(zhì)量、競爭力，樹立良好的品牌形象。
8、負(fù)責(zé)完成集團(tuán)公司交辦的其他工作。

 配件主管
㈠任職條件
1、 有相當(dāng)大專以上的學(xué)歷。
2、有二年以上的汽配相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，具有一定的管理知識(shí)，熟悉目前汽配市場行情。
3、有較強(qiáng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力及事務(wù)處理能力。
4、熟練使用計(jì)算機(jī)，有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)。
㈡崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)廠家下達(dá)的配件銷售任務(wù)、集團(tuán)公司下達(dá)的配件銷售任務(wù)及利潤指標(biāo)的完成；
2、根據(jù)公司的經(jīng)營目標(biāo)及整體運(yùn)作方式，合理制定配件的營銷政策，并付諸實(shí)施
3、督促工作人員做好配件的經(jīng)營和管理，合理調(diào)整庫存，加快資金周轉(zhuǎn)，減少滯銷品種。
4、協(xié)調(diào)計(jì)劃、采購、調(diào)度、入庫、配送和庫管（各）崗位（之間）的工作關(guān)系，明確工作流程，保證各環(huán)節(jié)工作的暢通，不斷提高配件供應(yīng)的滿足率、準(zhǔn)確率、完好率。
5、協(xié)調(diào)同其它業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，確保維修業(yè)務(wù)及其它配件銷售業(yè)務(wù)的正常開展。負(fù)責(zé)處理由于配件質(zhì)量引起的投訴事宜。 
6、配合公司本部參與激勵(lì)制度的制定，并負(fù)責(zé)配件從業(yè)人員的業(yè)績考核及業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
7、定期組織召開周例會(huì)，總結(jié)成績，克服不足；
8、完成公司交辦的其他工作。
 配件計(jì)劃員
㈠任職條件
1、中專以上學(xué)歷。
2、具有兩年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，熟悉汽車配件，并能熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。
3、對(duì)汽配市場信息較敏感，工作踏實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)。
4、熟悉倉庫管理或（及）物流管理，有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)。
㈡崗位職責(zé)
1、配合部門經(jīng)理完成廠家下達(dá)的配件銷售任務(wù)、集團(tuán)公司下達(dá)的配件銷售任務(wù)及利潤指標(biāo)。
2、計(jì)劃員應(yīng)與廠家、供貨商保持良好供求關(guān)系，了解掌握市場信息。
3、掌握配件的現(xiàn)有庫存和保險(xiǎn)儲(chǔ)備量，適時(shí)作出配件的采購計(jì)劃和呆滯配件的處理方案，熟悉維修業(yè)務(wù)對(duì)配件的需求，確保業(yè)務(wù)的正常開展。
4、 用量大的A類件，要實(shí)行“貨比三家”的原則，作到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，積壓量最小。
5、 根據(jù)供應(yīng)和經(jīng)營情況，適時(shí)作出庫存調(diào)整計(jì)劃，負(fù)責(zé)做好入庫驗(yàn)收工作。對(duì)于購入配件質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格上存在的問題，作出書面統(tǒng)計(jì)，并監(jiān)督采購人員進(jìn)行異常處理。
6、 負(fù)責(zé)供貨商應(yīng)付帳款帳目，及時(shí)作好微機(jī)帳目。負(fù)責(zé)保管全部進(jìn)貨明細(xì)單、提貨單、入庫單并歸類存；臨時(shí)管理進(jìn)貨發(fā)票及運(yùn)單。負(fù)責(zé)同財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)往來單位的帳務(wù)核對(duì)。
7、 及時(shí)做好配件的入庫工作，以實(shí)收數(shù)量為準(zhǔn)，打印入庫單。負(fù)責(zé)配件相關(guān)的財(cái)務(wù)核算及統(tǒng)計(jì)工作。
8、 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件采購員
㈠任職條件
1、中專以上學(xué)歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。
2、熟悉汽車配件，并能熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。
3、對(duì)汽配市場信息較敏感，工作踏實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，正直。
4、熟悉倉庫管理或物流管理。
㈡崗位職責(zé)
1、配合部門經(jīng)理完成廠家下達(dá)的配件銷售任務(wù)、集團(tuán)公司下達(dá)的配件銷售任務(wù)及利潤指標(biāo)。
2、對(duì)計(jì)劃量進(jìn)行審核，做好計(jì)劃的延續(xù)和補(bǔ)充工作，對(duì)配件供應(yīng)的及時(shí)性、正確性負(fù)責(zé)。
3、以低成本高品質(zhì)為目標(biāo)，積極開發(fā)配件配套廠家，降低采購費(fèi)用，提高采購效率。
4、建立采購供應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案，掌握不同運(yùn)輸方式的運(yùn)輸天數(shù)、費(fèi)用等，進(jìn)行定量分析，確定最佳采購方案。
5、用量大的A類件，要實(shí)行“貨比三家”的原則，作到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，無積壓。
6、 強(qiáng)采購管理，適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)，與廠家保持良好的關(guān)系；按計(jì)劃采購，特殊情況有權(quán)做臨時(shí)調(diào)整。
7、 購過程中，要強(qiáng)化驗(yàn)貨工作，對(duì)配件的品牌、規(guī)格、數(shù)量等都要做到準(zhǔn)確無誤，認(rèn)真完成配件的第一次檢驗(yàn)工作。
8、 入庫驗(yàn)收工作中，采購員要協(xié)同計(jì)劃員、庫管員作好配件的第二次檢驗(yàn)工作，對(duì)配件質(zhì)量 、品牌、規(guī)格、價(jià)格等問題作合理解釋。
9、 負(fù)責(zé)配件質(zhì)量、數(shù)量的異常處理，及時(shí)做好索賠、退貨及退換。
10、對(duì)急件、零星采購件，采購員要進(jìn)行充分的詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并按采購程序優(yōu)先辦理。
11、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件庫房保管員
㈠任職條件
1、中專以上學(xué)歷，有一年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。
2、具備一定的汽車維修常識(shí)，熟悉汽車配件，能熟練操作計(jì)算機(jī)。
3、工作認(rèn)真細(xì)致踏實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，吃苦耐勞，正直。
4、熟練庫房管理程序。
㈡崗位職責(zé)
1、 入庫前要整理庫房，為新到配件的擺放提供空間。
2、 貨物入庫驗(yàn)收的工作中，庫房管理員要認(rèn)真清點(diǎn)貨物的數(shù)量，檢查質(zhì)量，同時(shí)填寫實(shí)收貨物清單（送貨上門），核實(shí)無誤后簽字確認(rèn)。對(duì)于有質(zhì)量問題的貨物，保管員有權(quán)拒收。
3、 保管員負(fù)責(zé)配件上架，按號(hào)就座，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)“配件的保管”規(guī)定。
4、 保管員負(fù)責(zé)根據(jù)核對(duì)好的入庫單據(jù)，認(rèn)真填寫卡片帳，做到帳物相符。填寫卡片帳工作，應(yīng)在當(dāng)天完成。
5、 在配件的發(fā)放過程中，保管員必須嚴(yán)格履行出庫手續(xù)，根據(jù)調(diào)撥員簽發(fā)的出庫申請?zhí)崛∨浼�，�?yán)禁先出貨后補(bǔ)手續(xù)的錯(cuò)誤做法，嚴(yán)禁白條發(fā)貨。
6、 出庫后，保管員根據(jù)出庫單認(rèn)真填寫卡片帳，做到帳實(shí)相符。
7、 確保庫存準(zhǔn)確，保證帳、卡、物相符。庫管員隨時(shí)對(duì)有出入庫的配件進(jìn)行復(fù)查。做好配件的月度和季度盤點(diǎn)工作。
8、 因量質(zhì)問題退換回的配件，要另建帳單獨(dú)管理，及時(shí)督促計(jì)劃員進(jìn)行庫存和帳目調(diào)整，保正庫存配件的準(zhǔn)確、完好，督促采購員盡快作出異常處理。
9、適時(shí)向計(jì)劃員提出配件庫存調(diào)整（短缺、積壓）的書面報(bào)告。
10、保管全部與配件的業(yè)務(wù)單據(jù)、入庫清單、出庫清單并歸類存檔。
11、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件調(diào)度員
㈠任職條件
1、中專以上學(xué)歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。
2、熟悉汽車配件，并能熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。
3、有較強(qiáng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力及事務(wù)處理能力。
4、具有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)。
㈡崗位職責(zé)
1、調(diào)度員協(xié)同庫房管理員、提貨人（或配送人員）根據(jù)配件出庫清單，驗(yàn)收出庫貨物。出庫清單可根據(jù)具體庫存情況或提貨人的臨時(shí)要求進(jìn)行調(diào)整，并根據(jù)配件出庫的實(shí)際情況補(bǔ)充出庫清單。
2、 調(diào)度員要督促庫房管理員、提貨人（或配送人員）在核實(shí)無誤后的出庫清單上簽字認(rèn)可，確保清單與實(shí)物相符。
3、 調(diào)度員負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款帳目和收繳事宜，不得賒銷，一律先收款后付貨，減少不必要的死帳、呆帳。
4、 調(diào)度員負(fù)責(zé)應(yīng)收款往來帳目，作好微機(jī)帳目的處理，及時(shí)錄入往來票據(jù)（收款通知、出庫清單、其它收款證明、運(yùn)輸費(fèi)用）。保管全部配件業(yè)務(wù)單據(jù)、出庫清單并歸類存檔，負(fù)責(zé)同財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)往來單位的帳務(wù)核對(duì)。
5、 調(diào)度員協(xié)同采購員、庫房管理員負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)往來單位的質(zhì)量件退換工作，并嚴(yán)格執(zhí)行“退件規(guī)則”。
6、 隨時(shí)向采購員、計(jì)劃員反映業(yè)務(wù)上出現(xiàn)的有關(guān)配件質(zhì)量、價(jià)格、存貨等問題，并作出書面報(bào)告交計(jì)劃員。
7、 協(xié)同采購員、計(jì)劃員、庫房管理員進(jìn)行配件驗(yàn)收入庫工作，及時(shí)掌握配件來貨情況，確保不丟失每一份配件訂單。
8、 建立并保持與各經(jīng)營單位的良好合作關(guān)系，對(duì)客戶在配件業(yè)務(wù)上提出的質(zhì)疑（質(zhì)量、價(jià)格、發(fā)運(yùn)、往來帳、業(yè)務(wù)咨詢等），作出合理解釋，協(xié)調(diào)解決，確保不丟失每一位客戶。
9、 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
▲ 配件配送員
㈠任職條件
1、中專以上學(xué)歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。
2、熟悉汽車配件，有二年以上的駕駛經(jīng)驗(yàn)。
3、工作踏實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，吃苦耐勞，正直。
4、有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和溝通能力。
㈡崗位職責(zé)
1、 及時(shí)準(zhǔn)確地將貨物發(fā)送到指定地點(diǎn)。
2、 確保貨物的安全到達(dá)，嚴(yán)禁出現(xiàn)損壞、遺失的現(xiàn)象。
3、 合理選擇運(yùn)輸工具和運(yùn)輸路線，節(jié)省時(shí)間、節(jié)約費(fèi)用，提高工作效率。
4、 對(duì)于客戶的提問應(yīng)當(dāng)作出準(zhǔn)確合理地解答，對(duì)于自己不能解釋的問題，應(yīng)合理的回避不要給客戶及公司帶來不必要的麻煩。事后應(yīng)積極找出答案。
5、 積極收集有關(guān)的配件信息，尤其是出現(xiàn)的配件質(zhì)量問題，作出及時(shí)地反饋。
6、 送貨時(shí)，必須帶回有收貨單位主管人簽字的收貨憑證，并協(xié)助收貨方驗(yàn)收貨物。
7、 向外地發(fā)送貨物時(shí)，應(yīng)要求運(yùn)送方簽字證明。并及時(shí)與收貨單位進(jìn)行聯(lián)系，準(zhǔn)確地說出收貨方式、收貨地點(diǎn)及其它應(yīng)說明的情況。確保貨物的安全到達(dá)。
8、 及時(shí)查詢貨物是否安全到達(dá)。
9、 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件銷售員
㈠任職條件
1、中專以上學(xué)歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。
2、熟悉汽車配件，能使用計(jì)算進(jìn)行操作。
3、對(duì)汽配市場信息較敏感，工作踏實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)。
4、有一定的應(yīng)變能力和溝通能力。
㈡崗位職責(zé)
1、熟悉和掌握各類配件品名、編號(hào)、價(jià)格、性能和用途，對(duì)客戶熱情周到，及時(shí)準(zhǔn)確的滿足每一客戶的需求。
2、 客戶提出關(guān)于配件的問題（質(zhì)量、價(jià)格、咨詢等），能及時(shí)準(zhǔn)確的回答。
3、 嚴(yán)格執(zhí)行配件銷售價(jià)格，不得私自提價(jià)或降價(jià)（正常的價(jià)格降浮除外）。銷售配件必須開具相應(yīng)的出庫憑證，不準(zhǔn)擅自賒帳。
4、 維修領(lǐng)料必須嚴(yán)格執(zhí)行維修領(lǐng)料流程，維修工領(lǐng)料必有接車單方可領(lǐng)取配件，且必需交舊領(lǐng)新。不得打白條出庫。
5、 積極收集客戶及維修工反饋回的配件信息，以便計(jì)劃員、采購員及時(shí)的調(diào)整配件計(jì)劃及采購方式。
6、 負(fù)責(zé)管理柜臺(tái)物品和及時(shí)補(bǔ)充適銷的配件庫存，及時(shí)作出銷售業(yè)務(wù)的配件需求計(jì)劃。
7、 出庫和入庫的配件，要及時(shí)登卡片帳，確保配件庫存的準(zhǔn)確性。
8、 完成部門經(jīng)理交辦的其它工作。
三、工作流程及細(xì)則
 庫房管理細(xì)則
庫房管理包括配件自入庫至出庫為止的全部過程。在此期間，必須嚴(yán)格執(zhí)行配件的驗(yàn)收、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)和舊件回收等制度。
㈠驗(yàn)收入庫
1、計(jì)劃員負(fù)責(zé)保管到廠的全部進(jìn)貨明細(xì)單；臨時(shí)管理進(jìn)貨發(fā)票及運(yùn)單。
2、入庫前庫房保管員要整理庫房，為新到商品的擺放提供空間。
3、采購員從貨場提取貨物后，庫管員協(xié)同計(jì)劃員、調(diào)度員、采購員進(jìn)行驗(yàn)貨，清點(diǎn)數(shù)量，檢查質(zhì)量，完成配件的第二次驗(yàn)收。
4、采購員核實(shí)進(jìn)貨清單，同時(shí)對(duì)于送貨上門、臨時(shí)采購的要協(xié)同保管員填寫實(shí)收貨物清單，核實(shí)無誤后雙方簽字；對(duì)于有質(zhì)量問題的貨物，保管員有權(quán)拒收。
5、計(jì)劃員憑進(jìn)貨清單打印入庫單，數(shù)量以實(shí)收為準(zhǔn)（如有價(jià)格變動(dòng)應(yīng)及時(shí)調(diào)整）。入庫單一式五份，保管一份，計(jì)劃四份（其中二份附進(jìn)貨發(fā)票及運(yùn)單轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門，如票據(jù)未到的，應(yīng)在備查簿中作好登記以備查詢，一份交財(cái)務(wù)記帳，一份計(jì)劃員留存）。
6、計(jì)劃員統(tǒng)計(jì)本批貨物的缺件、壞件、劣質(zhì)件以及價(jià)高件，并反饋給部門經(jīng)理。采購進(jìn)行異常處理。
7、保管員負(fù)責(zé)配件上架，并根據(jù)核對(duì)好的入庫單據(jù)，認(rèn)真填寫卡片帳，做到帳實(shí)相符。填寫卡片帳工作，應(yīng)在當(dāng)天完成。
㈡配件的保管
保證庫存配件的準(zhǔn)確，節(jié)約倉位，便于操作，配件的保管應(yīng)科學(xué)、合理、安全。
1、分區(qū)分類：根據(jù)配件的車型，合理規(guī)劃配件的擺放區(qū)域。
2、五五擺放：根據(jù)配件的性質(zhì)，形狀，以五為計(jì)量基數(shù)做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成包 ,五五成層”。使其擺放整齊，便于過目成數(shù)，便于盤點(diǎn)與發(fā)放。
3、四號(hào)定位：按庫號(hào) 、架號(hào)、層號(hào)、位號(hào)對(duì)配件實(shí)行統(tǒng)一架位號(hào)，并與配件的編號(hào)一一對(duì)應(yīng)，以便迅速查帳和及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)貨。
4、建簽立卡：對(duì)已定位和編制架位號(hào)的配件建立架位簽和卡片帳。架位簽標(biāo)明到貨日期、進(jìn)貨廠家、進(jìn)出數(shù)量、結(jié)存數(shù)量以及標(biāo)志記錄。
5、凡出入庫的配件，應(yīng)當(dāng)天進(jìn)行貨卡登記，結(jié)出庫存數(shù)，以便實(shí)貨相符。
6、庫存配件要采取措施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，做好防銹，防水，防塵等工作，防止和減少自然損耗。有包裝的盡量不要拆除包裝。
7、因質(zhì)量問題退換回的配件，要另建帳單獨(dú)管理，保正庫存配件的準(zhǔn)確、完好。
㈢配件的發(fā)放
配件的發(fā)放，必須嚴(yán)格執(zhí)行出庫手續(xù)。
1、配件批發(fā)和調(diào)拔由調(diào)度員簽發(fā)出庫申請單。
2、庫管員按調(diào)度員簽發(fā)的配件出庫申請單提取配件（可根據(jù)庫存或提貨人的要求做臨時(shí)調(diào)整），嚴(yán)禁先出貨后補(bǔ)手續(xù)的錯(cuò)誤做法，嚴(yán)禁白條發(fā)貨。
3、配件出庫，如客戶自提，調(diào)度員應(yīng)協(xié)助保管員和提貨人一同清點(diǎn)貨物，并負(fù)責(zé)將貨物進(jìn)行適當(dāng)包裝交于客戶；如需配送人員發(fā)送，調(diào)度員應(yīng)協(xié)助保管員和配送員一同清點(diǎn)貨物，由配送員進(jìn)行包裝發(fā)運(yùn)，并根據(jù)調(diào)整后的配件實(shí)際出庫情況補(bǔ)充打印出庫申請單。核實(shí)無誤后，三方簽字認(rèn)可。
4、配送員根據(jù)發(fā)運(yùn)方式的不同，輕重件易損件要合理進(jìn)行包裝，提高包裝質(zhì)量，避免運(yùn)輸過程中損壞配件。
5、出庫單一式五份，提貨人、調(diào)度員、保管員、財(cái)務(wù)各一份，月底結(jié)帳一份。配件批售業(yè)務(wù)中現(xiàn)金回款部分，調(diào)度員應(yīng)將出庫清單和現(xiàn)金一同交于收款員，同時(shí)簽字并加蓋財(cái)務(wù)印章。
6、出庫后，保管員根據(jù)出庫單認(rèn)真填寫卡片帳，做到帳實(shí)相符。
7、收款員、調(diào)度員、保管員必須每日對(duì)帳，準(zhǔn)確無誤后，收款員填寫日報(bào)單，定期送交財(cái)務(wù)。
8、對(duì)于配件零售業(yè)務(wù)，銷售員待客要態(tài)度端正，言語有禮，嚴(yán)格執(zhí)行〈營業(yè)員行為規(guī)范準(zhǔn)則〉。認(rèn)真介紹產(chǎn)品的性能、特點(diǎn)、價(jià)格、質(zhì)量及保質(zhì)期等。
9、出售配件時(shí)必須當(dāng)面驗(yàn)貨（某些不能拆包產(chǎn)品售貨員要講明）。對(duì)于某些特殊商品，如電子產(chǎn)品、昂貴電器產(chǎn)品等，要用測試儀測試。雙方認(rèn)可，以避免糾紛。
10、所有銷售的配件必須開具出庫單（包括零售出庫單、三包領(lǐng)料單、修理領(lǐng)用單），零售出庫單一式四份，顧客一份，保管員一份，其余兩份轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)；三包修理領(lǐng)單一式二份，結(jié)算員一份，保管員一份。制單人簽字后，收款員憑出庫單結(jié)算收款，同時(shí)簽字并加蓋財(cái)務(wù)印章。
㈣盤點(diǎn)
庫存配件的流動(dòng)性很大，為及時(shí)掌握庫存的變化情況避免短缺丟失和超儲(chǔ)積壓，保持帳、卡、物相符，必須進(jìn)行定期和不定期的盤點(diǎn)工作。
1、庫管員應(yīng)隨時(shí)對(duì)有出入庫記錄的配件進(jìn)行復(fù)查。
2、各經(jīng)營單元每月對(duì)配件庫存進(jìn)行一次盤點(diǎn)。
3、每季度進(jìn)行一次有財(cái)務(wù)參與的全面清點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)合理安排配件的出入庫，以確保盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性，避免發(fā)生重盤、漏盤、錯(cuò)盤現(xiàn)象。
4、配件盤點(diǎn)過程中，不準(zhǔn)以任可理由虛報(bào)、瞞報(bào)或私自更改帳目。
5、盤點(diǎn)結(jié)束后，由盤點(diǎn)人員填寫盤點(diǎn)報(bào)表，對(duì)盤盈盤虧的配件且要查明原因，分清責(zé)任，作出必要的處理。季度盤點(diǎn)后，進(jìn)行配件的報(bào)損申報(bào)工作。
㈤舊件回收及管理
為加強(qiáng)舊件的統(tǒng)一管理，杜絕以舊充新現(xiàn)象，必須嚴(yán)格執(zhí)行舊件回收制度。
1、三包、修理領(lǐng)用配件時(shí)，配件銷售人員必須在領(lǐng)用人交回相應(yīng)舊件后才可發(fā)放新件（三包舊件交于索賠員，三包外舊件交配件銷售員）。
2、所有收回的舊件要設(shè)專人妥善保管，不得隨地堆放。三包舊件要建帳管理。
3、顧客索要舊件時(shí)（三包外維修），舊件管理人員要擦凈、整理后交還顧客。其它舊件，公司將定期作出處理。
（二）計(jì)劃流程（附流程圖）
1、計(jì)劃員收集缺料信息；
2、計(jì)劃員分析、匯總?cè)绷闲畔ⅲ?br />3、根據(jù)庫存和銷售情況，編制期貨計(jì)劃或臨時(shí)計(jì)劃，交由配件主管審核；
4、配件主管審定簽字后，計(jì)劃員出具一式三聯(lián)計(jì)劃單。一聯(lián)計(jì)劃員留存，驗(yàn)貨用；一聯(lián)交采購員，采購；一聯(lián)交內(nèi)勤，附付款通知書進(jìn)行付款審批。
（三）采購流程（附流程圖）
1、采購員依據(jù)計(jì)劃單進(jìn)行采購；
2、市內(nèi)現(xiàn)金采購：通知內(nèi)勤，內(nèi)勤依據(jù)計(jì)劃單、付款通知書進(jìn)行付款審批，辦理相關(guān)手續(xù)；
3、市內(nèi)賒購：供貨商送貨的，貨物由保管員驗(yàn)貨接收并開出收貨單二聯(lián)進(jìn)入入庫程序；
需自提的采購員到供貨商處提貨進(jìn)入提貨程序
5、市外現(xiàn)金采購：依據(jù)進(jìn)貨計(jì)劃單、付款憑證聯(lián)系供貨商發(fā)貨。完成后，付款憑證及時(shí)交回計(jì)劃員；
6、 市外賒購：依據(jù)進(jìn)貨計(jì)劃單聯(lián)系供貨商發(fā)貨。
7、 到貨后由采購員提貨進(jìn)入提貨程序。
（四）提貨程序（附流程圖）
1、采購員將收到的發(fā)票交計(jì)劃員，計(jì)劃員登帳后，交財(cái)務(wù)進(jìn)入記帳程序。
2、采購員依據(jù)提貨單提貨，依據(jù)發(fā)貨清單驗(yàn)收貨物，完成配件的第一次驗(yàn)收；
3、驗(yàn)收后，將貨物、發(fā)貨清單交庫管員進(jìn)行配件的第二次驗(yàn)收；
4、如在第一次驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題，與保險(xiǎn)公司、運(yùn)輸部門聯(lián)系索賠。
5、予以索賠：索賠單據(jù)上交計(jì)劃員，計(jì)劃員進(jìn)行帳務(wù)處理后上交財(cái)務(wù)；不予索賠：整理書面報(bào)告上交配件主管，配件主管上報(bào)服務(wù)經(jīng)理。
（五）入庫程序（附流程圖）
1、庫管員、采購員持發(fā)貨清單、裝箱單，計(jì)劃員持計(jì)劃單，共同進(jìn)行配件的第二次驗(yàn)貨；
2、供貨單位送貨上門，庫管員開具一式兩聯(lián)收貨單，一聯(lián)留存、一聯(lián)交計(jì)劃員打印入庫單。
采購員自提，驗(yàn)收后，計(jì)劃員依據(jù)驗(yàn)貨單打印入庫單；
入庫單一式五聯(lián)，一聯(lián)交保管員登帳進(jìn)入庫房管理程序；其它四聯(lián)由計(jì)劃員分配，一聯(lián)計(jì)劃員留存進(jìn)行帳處理，一聯(lián)交財(cái)務(wù)，二聯(lián)配發(fā)票也交財(cái)務(wù)進(jìn)入記帳程序；
4、貨物驗(yàn)收不合格，計(jì)劃員制一式兩聯(lián)差損單，一聯(lián)交計(jì)劃員、一聯(lián)交采購員；
5、采購員依據(jù)差損單進(jìn)行異常處理。
6、予以索賠：計(jì)劃員將索賠結(jié)果（附差損單）上交財(cái)務(wù)

7、不予索賠：整理書面報(bào)告上交配件主管/經(jīng)理，配件主管/經(jīng)理上報(bào)服務(wù)經(jīng)理
（六）庫存管理程序（附流程圖）
1、保管員、調(diào)度員、計(jì)劃員根據(jù)入庫單、出庫單登帳，結(jié)日庫存。
2、保管員把入庫的配件驗(yàn)貨上架，完成配件第三次驗(yàn)貨。
3、保管員、調(diào)度員、計(jì)劃員、采購員定期對(duì)庫存配件進(jìn)行庫存結(jié)構(gòu)分析，作出分析報(bào)告。
4、每月、季度進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，作出盤點(diǎn)表，盤盈盤虧書面說明，交配件主管上報(bào)公司經(jīng)理，交財(cái)務(wù)作帳目調(diào)整。
 

5、季度盤點(diǎn)后，進(jìn)行配件報(bào)損工作。
（七）出庫程序（附流程圖）
1、調(diào)度員定期催收備料單；
2、調(diào)度員依據(jù)備料單（日常、急件）查詢庫存；
3、調(diào)度員根據(jù)庫存情況進(jìn)行調(diào)配。
4、調(diào)度員根據(jù)結(jié)算方式開具四聯(lián)、五聯(lián)出庫單。
  現(xiàn)金結(jié)算：開具四聯(lián)出庫單。
一聯(lián)交庫管員提貨并留存下帳；一聯(lián)交提貨人；一聯(lián)調(diào)度員留存作帳目處理；
一聯(lián)交收款員收款后，連同款項(xiàng)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)。
掛帳方式：開具一式五聯(lián)出庫單。
          一聯(lián)交庫管員提貨并留存下帳；一聯(lián)交提貨人；一聯(lián)調(diào)度員留存作帳目處理；一聯(lián)交財(cái)務(wù)做帳務(wù)處理；一聯(lián)用于結(jié)帳。
5、調(diào)度員整理缺料單遞交計(jì)劃員。
6、發(fā)往外地貨物，配送員在發(fā)貨后要通知收貨人，將運(yùn)單事后轉(zhuǎn)交收貨人。
7、掛帳單位回款：
轉(zhuǎn)帳回款：調(diào)度員持結(jié)帳聯(lián)填寫報(bào)銷單經(jīng)掛帳單位簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)。
現(xiàn)金回款：收款員收款后填寫日報(bào)表交財(cái)務(wù)。
銀行匯款：調(diào)度員及時(shí)與財(cái)務(wù)聯(lián)系，確認(rèn)后索要相關(guān)單據(jù)銷帳。
 

（八）配送程序（附流程圖）
1、配送員依據(jù)出庫清單驗(yàn)收出庫貨物；
2、外運(yùn)：
（1）驗(yàn)貨后要將貨物包裝，并放入一聯(lián)出庫清單；
  （2）索取運(yùn)單或簽字證明；
（3）及時(shí)通知收貨人貨物的發(fā)運(yùn)時(shí)間及其它事項(xiàng)；
  （4）運(yùn)單與其余二聯(lián)出庫清單交調(diào)度員；
（5）及時(shí)查詢貨物是否安全到達(dá)。
3.送貨：確保貨物安全、準(zhǔn)時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)。
（1）收貨人驗(yàn)貨；
（2）收貨人在出庫清單上簽字確認(rèn)；
（3）出庫清單一聯(lián)交收貨人，三聯(lián)交調(diào)度員。

 
（九）零 售（附流程圖）
1、主動(dòng)、熱情接待顧客，注意禮貌用語；
2、詢問顧客的需求，提取客戶所需配件；
3、向顧客詳細(xì)介紹所取配件品牌、產(chǎn)地、價(jià)格和功用；
4、顧客選定后，開具一式四聯(lián)銷售小票，交給客戶，并指引客戶持銷售小票到收款處付款；
5、收款員收款后將四聯(lián)銷售小票加蓋公章。收款員留存兩聯(lián)，交客戶兩聯(lián)；
6、銷售員依據(jù)加蓋公章的銷售小票付貨，并留存回執(zhí)聯(lián)。
8、 付貨時(shí)，銷售員要和客戶共同檢驗(yàn)商品，并介紹注意事項(xiàng)和保質(zhì)期。   
配件管理零售程序（八）
        留存 
主動(dòng)、熱情 向顧客詳細(xì)介紹水長流        四聯(lián) 收款蓋章     二聯(lián)
接待顧客 顧客選定                    顧客
                                                                二聯(lián)
          
（十）領(lǐng)料程序 
1、維修工持接車單到配件處領(lǐng)取修理用配件；
2、配件人員根據(jù)維修工的需求，收回舊件后，開據(jù)一式二聯(lián)銷售小票，注意標(biāo)明車牌號(hào)等；
3、維修工簽字確認(rèn)后，持二聯(lián)小票交結(jié)算員簽字確認(rèn)，結(jié)算員留存一聯(lián)、交維修工一聯(lián)；
如屬三包業(yè)務(wù)，應(yīng)先經(jīng)三包索賠員簽字認(rèn)可。
4、維修工持結(jié)算員簽字后的小票回執(zhí)（一聯(lián)），到銷售員處取料。
配件管理修理領(lǐng)料程序（九）

 簽字           三包
 確認(rèn)
 收舊件 進(jìn)制   維
             修
 持小票 （一聯(lián)） 簽字確認(rèn)
 領(lǐng)料 留存一聯(lián)

 維 持 
 修 二
 工  聯(lián)
 小
 票
 

 簽字確認(rèn)

（十一）配件報(bào)損管理辦法及申報(bào)流程
一、報(bào)損配件是指已經(jīng)損壞或有質(zhì)量問題或由于車型淘汰不能繼續(xù)銷售的在帳配件，且不能進(jìn)行三包索賠、退貨和修復(fù)處理的。
二、報(bào)損配件的確認(rèn)
在日常經(jīng)營中產(chǎn)生、月度和季度盤點(diǎn)中清理出的已經(jīng)損壞或有質(zhì)量問題或由于車型淘汰不能繼續(xù)銷售的配件，必需經(jīng)由服務(wù)經(jīng)理、三包索賠主管、配件主管三方鑒定，確認(rèn)不能進(jìn)行三包索賠、退貨和修復(fù)處理的配件方可作報(bào)損處理。
由于人為因素所造成的質(zhì)量配件不予報(bào)損批示，損失由責(zé)任人和連帶責(zé)任人承擔(dān)。例如：可作三包、退廠或修復(fù)處理的配件，未能及時(shí)做相應(yīng)處理而導(dǎo)致過期無法處理，或由于維修工操作不當(dāng)，保管員保管不善，所造成的配件損壞。
三、報(bào)損配件的申報(bào)
各分子公司在每季度的配件庫存全面清點(diǎn)工作中，將需報(bào)損的配件整理、確認(rèn)后，填制《報(bào)損配件明細(xì)表》（附三），并填寫《配件報(bào)損申請單》（附二），上報(bào)服務(wù)部配件主管；服務(wù)部配件主管鑒定審核后進(jìn)入《配件報(bào)損申報(bào)流程》（附一）。
四、報(bào)損配件的處理方法
配件報(bào)損批準(zhǔn)后，配件由申報(bào)單位暫作保管，以便服務(wù)部做進(jìn)一步處理，申報(bào)單位不允許私自將報(bào)損配件丟棄、變賣。
五、激勵(lì)機(jī)制
為控制配件的報(bào)損量，減少公司的經(jīng)營損失，各公司的總經(jīng)理、服務(wù)經(jīng)理、配件主管必須嚴(yán)格控制配件的進(jìn)貨計(jì)劃、及時(shí)進(jìn)行異常處理（包括：運(yùn)輸損壞配件、短缺配件、質(zhì)量件、錯(cuò)發(fā)配件向供應(yīng)商的索賠）。
     對(duì)于所發(fā)生的配件報(bào)損損失，損失的70%由該公司承擔(dān)，總經(jīng)理承擔(dān)損失的10％，服務(wù)經(jīng)理承擔(dān)損失的10％，配件經(jīng)理（主管）承擔(dān)損失的10％。
附一 ：配件報(bào)損申報(bào)流程

附二：
配件報(bào)損申請單
填表人：
報(bào)損申請單位: 　 報(bào)損申請日期: 　
報(bào)損原因: 　

總經(jīng)理：       服務(wù)經(jīng)理：      配件經(jīng)理（主管）：
服務(wù)部處理意見 　

                
總裁處理意見 

                              
董事會(huì)處理意見 　
財(cái)務(wù)部處理意見 　

附三：
報(bào)損配件明細(xì)單(樣表)
編  碼 名稱 單位 數(shù)量 單 價(jià) 金額 供貨廠家 發(fā)生時(shí)間 損壞原因
　　 　 　 　 　 　 　 　 　
　 　 　 　 　 　 　 小計(jì)　 　
申報(bào)單位: 申報(bào)時(shí)間: 申報(bào)人:
注：報(bào)損明細(xì)按供貨單位分類